Elco Trade 2000 Kft. - SAP esettanulmány

By 2009, February 6CasestudyHU

„Jó információs rendszer nélkül manapság lehetetlen megmaradni a piacon. Az SAP Business One az általunk elvárt szintű információbiztonságot nyújtja, valamint a rendszer stabilitásának köszönhetően nem kell tartanunk attól, hogy leáll a termelés az esetlegesen hiányzó vagy téves adatok miatt.“ Oroszné Debreceni Réka gazdasági igazgató, Elco Trade 2000 Kft.

Az Elco csoporthoz tartozó Elco Trade 2000 Kft. villamosipari tervezéssel és generál kivitelezéssel, berendezésgyártással és karbantartással foglalkozik. A száz százalékban magyar magánszemélyek tulajdonában álló, 1997-ben alapított, vállalkozás a cégcsoport legrégebbi és legnagyobb forgalmat bonyolító tagja. Székhelye Budapesttől 60 km-re, Dunaújvárosban található, emellett további telephelyekkel rendelkezik Debrecenben és Pécsett is. A jelenleg 65 főt foglalkoztató vállalat éves árbevétele 2006-ban meghaladta a 2,2 milliárd forintot, 2007 júniusáig pedig már 1,3 milliárd forintot ért el.

A megalapítása óta dinamikusan fejlődő társaság kommunális létesítmények, irodaházak, kórházak, lakóépületek, bevásárló központok teljes körű villamos kivitelezési munkáit, ipari csarnokok komplett villanyszerelési munkáit, ipari automatizálást és technológia telepítését végzi, valamint nagyáramú elosztó berendezések szerelését, üzembe helyezését, épületgépészeti elosztók kivitelezését, és ipari automatizálási feladatokat is vállal. Mindezek mellett szerviz szolgáltatás is szerepel széles portfoliójában: igény esetén ipari épületek, gyártócsarnokok általános, gépészeti és villamos karbantartását is elvégzik a cég szakemberei.

A korábbi állapot

E széles tevékenységi körhöz, az egyes feladatokhoz és projektekhez kapcsolódó adatok, információk, folyamatok rendszerezése és könnyen hozzáférhető formában való tárolása átfogó nyilvántartási rendszert igényel. Az Elco Trade-nél ez korábban két különálló rendszerben történt: egy hazai fejlesztésű könyvelő-, illetve egy szintén honi raktárkezelő programban. Azokat az információkat, amelyek kezelését e két rendszerben nem tudták megoldani, táblázatkezelő program segítségével tárolták. A több, egymástól elkülönülten működő rendszer alkalmazása az Elco Trade esetében azt eredményezte, hogy az adatok nem valós időben álltak rendelkezésre, illetve azok frissítése, a különböző rendszerek közötti áramoltatása folyamatos odafigyelést és nagyfokú pontosságot igényelt. Mivel minden adatot különkülön kellett bevinni az egyes rendszerekbe, ez lényegesen megnövelte a tévedések előfordulásának kockázatát.

„A rendszereink közötti integráció hiányából adódóan több hiba is becsúszhatott nyilvántartásainkba. Emellett a meglévő programok instabilitása okán feladatainkat nem mindig tudtuk a megfelelő gördülékenységgel és rugalmassággal végrehajtani“ – mondta el Oroszné Debreceni Réka, az ELCO Trade 2000 Kft. gazdasági igazgatója. „Az idő múlásával nyilvánvalóvá vált, hogy cégünk kinőtte a korábban alkalmazott szigetrendszereket, ezért olyan megoldás bevezetését tűztük ki célul, amely segítségével kiküszöbölhetjük a felmerült problémákat.“

Egyértelmű választás

Az Elco Trade 2005-ben látta elérkezettnek az időt arra, hogy korábbi rendszereit a megfogalmazott elvárásoknak megfelelő szoftverre cserélje. A döntés meghozatalában figyelembe vették meglévő szoftvereik működtetése kapcsán szerzett tapasztalataikat, így pontosan tudták, milyen funkcionalitással bíró rendszerre van szükségük. „A rendszertől elvártuk, hogy megbízhatóan működjön, hogy integráltan, bármikor, bárhonnan hozzáférhető formában tárolja az adatokat, és használata során ne kerüljön sor adatvesztésre. Elvárás volt továbbá, hogy a korábbi rendszerekkel ellentétben egyszerre lehessen látni a főkönyvet és a raktári nyilvántartást is. Egyértelmű volt, hogy mindezen funkciók kezelésére az SAP-t választjuk“ – ismertette a döntés hátterét Oroszné Debreceni Réka. „Indokaink többrétűek voltak: egyrészt meggyőző erővel hatott ránk az SAP neve, a vállalatirányítási rendszerek piacán elfoglalt vezető pozíciója. Másrészt figyelemmel kísértük, amikor a cég 2004-ben bejelentette, hogy belép a kis- és középvállalatok piacára is. Kisvállalati termékük, az SAP Business One rendelkezik mindazon funkciókkal, képességekkel és tulajdonságokkal, amikre szükségünk van.“

Tapasztalatok és eredmények

A 2005. novemberében kezdődött és 2006 januárjára lezárult, mindössze két hónap alatt lezajlott bevezetést az Elco Trade munkatársaival szoros együttműködésben a HostLogic Kft. szakemberei végezték. A komoly odafigyeléssel és precizitással elvégzett, a cég szokásos üzletmenetében semmiféle leállást nem okozó munka eredményeként az Elco Trade-nél a 2005-ös pénzügyi évet még az előző rendszerekben zárták le, ám 2006. január 1-jétől már élesben működött a raktárkezelési funkció, februártól pedig a könyvelési funkciót is használatba vehették a cég munkatársai. Így az Elco Trade 2006. február 20-án esedékes adóbevallását már teljes egészében az SAP Business One segítségével készítette és adta be.

A HostLogic emellett ígéretet tett egy projekt-kontrolling funkció, ún. add-on (speciális program-kiegészítő funkció) kifejlesztésére is, amelynek segítségével terv-tény alapú, valós idejű projektfigyelés válik lehetővé. A funkció fejlesztése 2006 során befejeződött, bevezetését pedig 2007 márciusára le is zárták az Elco Trade-nél. „Számunkra nagyon fontos, hogy a projektjeinkről a lehető legrészletesebb adatok álljanak rendelkezésre, a gyártócsarnok műszaki ismérveitől kezdve a szereléshez szükséges cikkcsoportokon át az egyes szerelési munkák állásáig“ – emelte ki Oroszné Debreceni Réka. „A projekt-kontrolling add-on segítségével megtervezhetjük az egyes projektek időbeosztását, anyagi- és emberi erőforrás igényét, figyelemmel kísérhetjük a projekt kivitelezésének tényleges alakulását, és azonnal beavatkozhatunk, ha egy projekt nem az előzetes terveknek megfelelően halad. Mindezen információk megléte olyan fontos eszköz a menedzsment kezében, amelynek segítségével ügyfeleinknek a lehető legmagasabb szintű szolgáltatásokat adhatjuk.“

Az SAP Business One további előnye az Elco Trade számára, hogy a rendszer segítségével lényegesen felgyorsult a cégen belüli információáramlás. A cég a felmerülő kérdésekre azonnali, valós idejű válaszokat képes adni, valamint az olyan beépített funkciók segítségével, mint például a „lefúrás“ vagy a „felhúzás“, néhány kattintással naprakész kimutatásokat készíthetnek a szükséges szempontok alapján kiválasztott adatokból. A kedvező tapasztalatokra alapozva az Elco Trade az SAP Business One-t kiterjesztette debreceni és pécsi telephelyére is.

„Jó információs rendszer nélkül manapság már nem lehet működni a piacon. Az SAP Business One az általunk elvárt szintű információbiztonságot nyújtja, valamint a rendszer stabilitásának köszönhetően nem kell tartanunk attól, hogy leáll a termelés az esetlegesen hiányzó vagy téves adatok miatt.“

Leave a Reply